Votre société est une entité juridique distincte, qui doit remplir certaines obligations conformément à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).
Cherchez-vous des renseignements sur comment maintenir votre société en conformité?
Sur cette page
Tenue des livres
Votre société doit tenir certains livres à son siège social (ou à un autre établissement au Canada, comme précisé par les administrateurs).
Sur demande, les actionnaires et les créanciers d'une société peuvent avoir accès aux livres suivants :
- clauses modificatrices, notamment des statuts constitutifs modifiés ou statuts constitutifs mis à jour
- règlements administratifs et leurs modifications
- toute convention unanime des actionnaires
- procès-verbaux et résolutions des actionnaires
- avis déposés, c'est-à-dire :
- Formulaire 2 – Siège social initial et premier conseil d'administration
- Formulaire 3 – Changement d'adresse du siège social
- Formulaire 6 – Changements concernant les administrateurs
Notez que, s'il est déposé en ligne, l'avis original signé doit être conservé dans les livres de votre société.
- registre des actionnaires indiquant le nom et l'adresse de tous ceux-ci, de même que des précisions sur les actions qu'ils détiennent
- registre des valeurs mobilières indiquant le nom et l'adresse de ceux qui sont ou ont été des porteurs de valeurs; le nombre de valeurs mobilières détenues par chaque porteur de valeurs; la date et la description de l'émission ainsi que le transfert de chaque valeur mobilière
Cependant, les actionnaires et les créanciers d'une société ne peuvent pas consulter les livres suivants :
- procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et de ses comités
- résolutions des administrateurs et des comités du conseil d'administration
- livres comptables.
La plupart des sociétés doivent aussi préparer et tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important (registre des PCI). Ce registre doit être conservé avec les autres livres de la sociétés. Apprenez-en plus sur le registre des particuliers ayant un contrôle important.
Note
Les sociétés tiennent souvent leurs registres dans un seul livre, appelé « registre des procès-verbaux ». On peut se procurer un registre des procès-verbaux dans les papeteries juridiques et les maisons de recherche.
Autres obligations
Nomination des vérificateurs
Aux assemblées annuelles des actionnaires, les actionnaires doivent, par résolution ordinaire, nommer un vérificateur chargé de vérifier les états financiers de la société. Par contre, les actionnaires d'une société n'ayant pas fait appel au public peuvent décider par une résolution unanime (des actionnaires avec actions à droit de vote et sans droit de vote) de ne pas nommer de vérificateur.
La nomination d'un vérificateur accroît la fiabilité des états financiers et améliore la protection des parties intéressées.
Préparation des états financiers
Une société doit préparer des états financiers. Il faut préparer les états financiers conformément aux Principes comptables généralement reconnus énoncés dans le Manuel de CPA Canada – Comptabilité ou le Manuel de comptabilité de CPA Canada pour le secteur public.
Dans certains cas, les sociétés ayant fait appel au public peuvent préparer leurs états financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus des États-Unis. Pour déterminer si cela s'applique à votre société, songez à consulter un avocat ou un autre spécialiste.
Communication des états financiers
Chaque année, vous devez fournir une copie de vos états financiers à vos actionnaires au moins 21 jours avant l'assemblée générale annuelle de la société.
La plupart des sociétés n'ont pas besoin de déposer leurs états financiers auprès de Corporations Canada. Pour savoir si vous devez le faire, voir États financiers et circulaires de procuration.